Chiar dacă e plină de apeluri, întâlniri, e-mailuri și ședințe, nu fiecare zi a angajatului de oficiu se dovedește a fi eficientă. Seara, mulți sunt nevoiți să constate că nu au reușit să facă nimic substanțial. Soluția la care recurg majoritatea lucrătorilor din oficiile altor țări este planificarea timpului. Magenta Consulting a decis să afle, prin intermediul unui sondaj de opinie on-line la ce metode de valorificare a zilei de muncă apelează anfajații de oficiu din Moldova.
Angajații de oficiu moldoveni își planifică ziua, dar nu prea reușesc să și facă tot
Marea majoritate a respondenților sondajului Magenta au indicat că își planifică într-o măsură mai mare sau mai mică ziua. Doar 2% dintre angajații de oficiu nu își programează nimic din timp. Alți 6% — doar uneori. Restul - 90% - își împart timpul pentru diferite sarcini de serviciu. Dintre ei, 47% de angajați de oficiu reușesc să facă tot ce și-au planificat. 43% nu prea se încadrează în intențiile de la începutul zilei.
Cauzele de nereușită sunt diferite, dar toate duc la stres
Pe de o parte, planificarea «pe minute» a întregii zile de muncă, duce la faptul că prin apariția unor sarcini de muncă neprevăzute și urgente, cele prestabilite sunt date la o parte. Drept rezultat, angajații de oficiu își încheie ziua stresați și nemulțumiți de propriile performanțe. Tocmai de aceea, specialiștii în managementul timpului recomandă planificarea zilei de muncă cu o rezervă, anume pentru sarcini ad-hoc. În acest fel, 2-3 din sarcinile cele mai importante vor înregistra progres, iar angajații — mai puțin demotivați.
Carnetul de notițe principala «aplicație» de planificare la noi
Metoda clasică, de planificare a sarcinilor de serviciu pe hârtie, este cea mai populară în rândul respondenților sondajului Magenta Consulting. Pe de o parte, acesta este un organizer cu adevărat eficient. Deoarece poate fi utlizat oricând, fără a necesita abilități speciale. Trebuie doar să fie un carnet de dimensiuni potrivite pentru a fi purtat în geantă sau buzunar. Și, esențialul, să-ți faci notițele cu regularitate. Un lucru posibil, de altfel, dacă e să urmăm sfatul psihologilor de a repeta 20 de zile la rând o activitatea cu scopul de a o transforma în obicei sau reflex.
Stikerele la fel de populare la angajații de oficiu din Moldova
Interesant este și faptul că mai mult de jumătate din respondenții sondajului Magenta Consulting despre angajații de oficiu au indicat că-și planifică task-urile cu ajutorul stikerelor.Deși poate părea nostim la prima vedere, s-a demonstrat că notițele lipite pe monitorul computerului funcționează. Iar dezlipirea lor, atunci când sarcina a fost îndeplinită, conferă chiar și o anumită doză de satisfacție.
Soft-urile de planificare sunt pe locul 3
Sondajul Magenta mai constată că 28% dintre participanți folosesc programe IT — Outlook, Klok, RescueTime. Un model comod de planificare, atunci când ai internet la îndemână, și care de cele mai multe ori îndeplinesc mai multe funcții, cum ar fi accesul la e-mail, de exemplu.
Totuși, se folosesc și aplicațiile
Aplicațiile mobile și soluțiile on-line se bucură de succes aproape egal în rândul angajaților de oficiu din Moldova. Avantajele acestor metode constau în posibilitatea de a primi notificări despre evenimentele planificate. În special, Google Calendar permite distribuirea timpului pe ore și care dintre evenimente să fie notificate repetat. Iar alături de acestea, soluția on-line oferă posibilitatea de a marca zilele cât va dura lucrul asupra unui proiect, termenul limită, în paralel cu sarcinile de serviciu de fiecare zi.
Într-un final, constată consultanții Magenta Consulting, orice metodă, clasică sau avansată, este bună, atâta timp cât ne permite să ținem lucrurile sub control. Aceasta în contextul în care David Allen, autorul cărții «Getting things done» menționează că atunci când stocăm planurile doar în minte, creierul nostru e concetrat pe a nu le uita. În acest fel, nivelul de concentrare asupra activităților importante este mai redus.
_____________________________________
Acest articol este scris in baza cercetarii on-line conduse prin intermediul platformei de intrevievare online sondaj.md care apartine Magenta Consulting in rindul angajatilor de oficiu.